Как защитить бизнес от штрафов за нарушение трудового законодательства

Дата публикации: 11.07.2025

Трудовое законодательство Российской Федерации устанавливает строгие нормы, регулирующие отношения между работодателем и работником. Нарушение этих норм может привести к серьезным последствиям для бизнеса, включая крупные штрафы, судебные разбирательства и репутационные потери. Государственная инспекция труда (ГИТ) регулярно проводит проверки, выявляя несоответствия в кадровом учете, оплате труда, охране труда и других аспектах. Чтобы защитить бизнес от штрафов, необходимо понимать, какие нарушения наиболее распространены, как проходят проверки ГИТ и какие меры можно предпринять для минимизации рисков. В данной статье мы подробно рассмотрим типичные ошибки работодателей, ответственность за нарушения, порядок проведения проверок, а также дадим практические рекомендации по защите бизнеса.

Работодатели нередко допускают ошибки, которые становятся основанием для штрафов со стороны трудовой инспекции. Эти нарушения могут быть связаны с неправильным оформлением документов, несоблюдением норм оплаты труда или игнорированием требований охраны труда. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Трудовой договор является основным документом, регулирующим отношения между работодателем и работником. Договор должен содержать обязательные условия, такие как место работы, должность, размер заработной платы, режим рабочего времени и условия труда. Однако многие работодатели допускают ошибки, которые приводят к штрафам. Например, отсутствие в договоре сведений об условиях труда на рабочем месте или указание зарплаты ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ) являются серьезными нарушениями. Также нередки случаи, когда работодатели заключают гражданско-правовые договоры вместо трудовых, чтобы избежать социальных обязательств. Такие действия легко выявляются при проверке ГИТ, что влечет штрафы. Для предотвращения ошибок необходимо регулярно проверять трудовые договоры на соответствие ТК РФ и консультироваться с юристами при их составлении.

Своевременная и полная выплата заработной платы – одно из ключевых требований трудового законодательства. Зарплата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, а сроки выплат должны быть четко прописаны в трудовом договоре или коллективном соглашении. Нарушение сроков, неполная выплата или удержания, не предусмотренные законом, являются грубыми нарушениями. Например, задержка зарплаты даже на несколько дней может стать основанием для жалобы сотрудника в ГИТ. Кроме того, работодатели часто забывают выдавать расчетные листки, что также влечет штрафы. Для минимизации рисков необходимо внедрить строгую систему учета выплат и обеспечить прозрачность расчетов для сотрудников.

Охрана труда – еще одна область, где работодатели часто допускают ошибки. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда, проводить инструктажи, обучение и медицинские осмотры. Нарушение этих требований, таких как отсутствие инструктажей или непроведение специальной оценки условий труда (СОУТ), может привести к штрафам. Например, отсутствие журнала инструктажей или непроведение СОУТ часто выявляется при проверках. Работодателям следует разработать и внедрить систему охраны труда, а также регулярно проводить обучение сотрудников.

Работодатели иногда применяют дисциплинарные взыскания, не соблюдая порядок, установленный статьей 193 ТК РФ. Например, наложение штрафа на сотрудника за опоздание или невыполнение обязанностей является незаконным, так как ТК РФ допускает только замечание, выговор или увольнение. Неправомерные взыскания могут стать основанием для жалобы сотрудника в ГИТ или суд, что приведет к штрафам и необходимости отмены взыскания. Работодателям важно строго следовать установленной процедуре и документировать все этапы применения взысканий.

Ответственность за отсутствие воинского учета в организациях значительно ужесточилась. Работодатели обязаны вести учет военнообязанных сотрудников и своевременно предоставлять сведения в военкоматы. Нарушение этого требования влечет штрафы. Отсутствие ответственного лица за воинский учет или непредоставление отчетности – распространенные ошибки, которые легко устранить при правильной организации кадрового учета.

Трудовые книжки остаются важным документом, несмотря на переход к электронному формату. Нарушение порядка их ведения, например, несвоевременное внесение записей или выдача при увольнении, может привести к штрафам. Работодателям необходимо назначить ответственное лицо за ведение трудовых книжек и регулярно проверять их на соответствие законодательству.

Государственная инспекция труда проводит проверки для контроля соблюдения трудового законодательства. Понимание порядка проведения проверок помогает бизнесу подготовиться и минимизировать риски.

Проверки ГИТ бывают плановыми и внеплановыми. Плановые проверки проводятся по заранее утвержденному графику, который публикуется на сайте Роструда. Внеплановые проверки инициируются по жалобам сотрудников, обращениям в прокуратуру или в случае выявления грубых нарушений. Например, задержка зарплаты или несчастный случай на производстве могут стать основанием для внеплановой проверки. Работодателям важно быть готовыми к любому виду проверки, так как внеплановые могут начаться без предварительного уведомления.

Провести указанные мероприятия (в том числе без взаимодействия) могут столько раз, сколько будет оснований (заданий). Речь идет, например, о случаях, когда вы уклоняетесь от проведения обязательного профилактического визита или необходимо проверить выполнение предписания ГИТ (п. п. 5, 9 ч. 1 ст. 57 Закона N 248-ФЗ).

Проведение данных мероприятий (в том числе без взаимодействия) почти невозможно спрогнозировать. ГИТ может проводить их неоднократно в течение года, если есть основания (задание), например обращения работников в связи с массовой полной или частичной невыплатой зарплаты свыше одного месяца (п. п. 1, 3 - 5, 7, 9 ч. 1, ч. 2 ст. 57, п. 4 ч. 2 ст. 60, ч. 1 ст. 66 Закона N 248-ФЗ). На внеплановой основе проводят инспекционный визит, рейдовый осмотр, документарную и выездную проверки (п. 35 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230).

Плановые контрольные (надзорные) мероприятия ГИТ проходят в виде выездных проверок. Периодичность их проведения устанавливают в положении о виде контроля с учетом такого правила: одна проверка в два года либо один обязательный профилактический визит в год (п. 2 ч. 2, ч. 4 ст. 25 Закона N 248-ФЗ, п. 35 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230).

ГИТ использует проверочные листы, содержащие перечень вопросов, которые инспекторы проверяют. Эти листы охватывают такие аспекты, как оформление трудовых договоров, выплата зарплаты, охрана труда и ведение кадрового учета. Работодателям необходимо заранее подготовить следующие документы:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
• Расчетные листки и платежные ведомости.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Результаты специальной оценки условий труда.
• Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда).

Наличие этих документов в порядке значительно снижает риск штрафов.

Внеплановые проверки часто инициируются по жалобам сотрудников. Например, работник может обратиться в ГИТ, если ему задерживают зарплату, неправомерно увольняют или нарушают его права. Также проверки могут быть вызваны обращениями в прокуратуру или сообщениями о несчастных случаях. Работодателям важно оперативно реагировать на жалобы сотрудников и устранять нарушения до обращения в ГИТ.

Проверка ГИТ проходит в несколько этапов: уведомление (для плановых проверок), запрос документов, выездная или документарная проверка, составление акта. По итогам проверки инспекторы выносят предписание об устранении нарушений или назначают штрафы. Работодателям важно сотрудничать с инспекцией и своевременно предоставлять запрошенные документы.

Плановая выездная проверка трудовой инспекции проводится в срок не более 10 рабочих дней (ч. 7 ст. 73 Закона N 248-ФЗ, п. 49 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230). Из этого общего правила есть исключения. Например, срок проверки СМП - не более 50 часов, а микропредприятия - не более 15 часов.

Внеплановая выездная проверка трудовой инспекции проводится в такой же срок (ч. 7 ст. 73 Закона N 248-ФЗ, п. 49 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230).

Основные права государственного инспектора труда предусмотрены ч. 1 ст. 357 ТК РФ и ч. 2 ст. 29 Закона N 248-ФЗ. Так, при проведении внеплановой проверки в пределах своих полномочий и в объеме проводимых контрольных (надзорных) действий инспектор, в частности, вправе (ч. 2 ст. 29 Закона N 248-ФЗ):

1. беспрепятственно по предъявлении служебного удостоверения и в соответствии с полномочиями, установленными решением о проведении проверки, посещать (осматривать) производственные объекты, если иное не предусмотрено федеральными законами (ч. 1 ст. 357 ТК РФ);
2. знакомиться со всеми документами, касающимися соблюдения обязательных требований, а также с технической документацией, электронными базами данных, информационными системами работодателя в части, относящейся к предмету и объему проводимой проверки;
3. требовать от работодателя, в том числе от руководителей и других работников, представления письменных объяснений по фактам нарушений обязательных требований, выявленных при проведении проверки, а также представления документов для копирования, фото- и видеосъемки (ч. 1 ст. 357 ТК РФ);
4. составлять акты по фактам непредставления или несвоевременного представления работодателем документов и материалов, запрошенных при проведении проверки, невозможности провести опрос должностных лиц и (или) работников, ограничения доступа в помещения, воспрепятствования иным мерам по проведению проверки;
5. обращаться за содействием к органам полиции в случаях, если инспектору оказывается противодействие или угрожает опасность.

Ограничения и запреты для инспекторов при проведении проверок перечислены в ст. 37 Закона N 248-ФЗ. В частности, инспектор труда не вправе:

1. оценивать соблюдение обязательных требований, если оценка соблюдения таких требований не относится к полномочиям ГИТ (п. 1 ст. 37 Закона N 248-ФЗ);
2. проводить проверки, совершать контрольные (надзорные) действия в случае отсутствия при проведении указанных проверок (действий) контролируемого лица, за исключением действий, не требующих взаимодействия с ним, а также за исключением случаев, если оценка соблюдения обязательных требований может быть проведена без его присутствия, а контролируемое лицо было надлежащим образом уведомлено о проведении проверки (п. 3 ст. 37 Закона N 248-ФЗ);
3. требовать представления документов, информации, если они не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов (п. 5 ст. 37 Закона N 248-ФЗ);
4. требовать от работодателя представления документов и (или) информации, ранее им представленных или имеющихся в распоряжении иных соответствующих органов (п. 6 ст. 37 Закона N 248-ФЗ);
5. требовать от работодателя представления документов, информации ранее даты начала проведения проверки (п. 8 ст. 37 Закона N 248-ФЗ);
6. превышать установленные сроки проведения проверок (п. 10 ст. 37 Закона N 248-ФЗ).

По итогам контрольного (надзорного) мероприятия, предусматривающего взаимодействие с контролируемым лицом, инспектор составит акт. А если мероприятие проводилось с использованием проверочных листов, приложит их к акту (ч. 2 ст. 87 Закона N 248-ФЗ, п. 50 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230).
В случае выявления нарушений он также может, в частности:

1. предъявить обязательное для исполнения предписание об устранении нарушений обязательных требований с указанием для этого разумного срока и/или проведении необходимых мероприятий (п. 1 ч. 2 ст. 90 Закона N 248-ФЗ, абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК РФ);
2. принять решение о принудительном исполнении вами обязанности по выплате работнику начисленных, но не выплаченных в установленный срок сумм (если вы не исполнили выданное ранее предписание об устранении этого нарушения) (ч. 1, 3 ст. 360.1 ТК РФ);
3. составить протокол и привлечь вас к ответственности за административные правонарушения в пределах своих полномочий.

Если не согласны с информацией в акте контрольного (надзорного) мероприятия или с предписанием, можно их обжаловать. Как правило, жалобу подают в ту же ГИТ, которая проводила мероприятия. Ее рассмотрит руководитель (заместитель) ГИТ. Жалобу на предписание представьте в течение 10 рабочих дней с момента его получения. Срок обжалования акта контрольного (надзорного) мероприятия - 30 календарных дней со дня, когда узнали (должны были узнать) о нарушении ваших прав (ч. 2, 4 - 6 ст. 40 Закона N 248-ФЗ, п. п. 52, 53 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230).

Если понимаете, что не успеваете выполнить предписание в срок по уважительным причинам, инициируйте его продление (отсрочку). Подайте ходатайство в вашу ГИТ (либо Роструд). Укажите в нем уважительные причины, из-за которых не успеваете в срок, целесообразно указать, что уже сделали по предписанию. Вопрос рассмотрят в течение 5 рабочих дней со дня поступления в контрольный (надзорный) орган ходатайства. Решение об отсрочке исполнения решения принимается в том же порядке, что и решение по жалобе на акт контрольного (надзорного) мероприятия (ч. 2 ст. 92, ст. 93, ч. 1, 2 ст. 94 Закона N 248-ФЗ).

А если у вас нет отягчающих обстоятельств, но есть смягчающие (в частности, добровольно исполнили предписание ГИТ до вынесения инспектором постановления, раскаялись и признали вину) - можете ходатайствовать о снижении штрафа (ст. ст. 2.9, 24.4 КоАП РФ). Укажите смягчающие обстоятельства в самом ходатайстве о снижении штрафа или в отдельном ответе на предписание ГИТ, приложите подтверждающие документы и подайте его в ГИТ, которая вас проверяла (у вас 15 дней после составления протокола).

Для защиты бизнеса от штрафов необходимо внедрить комплекс мер, направленных на соблюдение трудового законодательства.

Внутренний аудит помогает выявить и устранить нарушения до проверки ГИТ. Аудит должен включать проверку трудовых договоров, локальных нормативных актов, расчетных листков и журналов охраны труда. Например, отсутствие положения об оплате труда или несоответствие трудовых договоров ТК РФ – частые причины штрафов. Регулярный аудит позволяет избежать таких ошибок и подготовиться к проверкам.

Обучение сотрудников, ответственных за кадровый учет и охрану труда, снижает вероятность нарушений. Например, проведение регулярных инструктажей по охране труда и обучение по ведению воинского учета помогают соответствовать законодательным требованиям. Обучение можно проводить как самостоятельно, так и с привлечением специализированных организаций.

Юридическая поддержка позволяет избежать ошибок в сложных аспектах трудового законодательства. Например, юристы могут помочь составить трудовые договоры, разработать локальные акты или подготовиться к проверке ГИТ. Консультации особенно важны для малого бизнеса, где нет штатного юриста.

Проверочные листы ГИТ – это готовый инструмент для самопроверки. Они содержат вопросы, которые инспекторы используют при проверках. Работодатели могут скачать листы на сайте Роструда и использовать их для внутреннего аудита. Это позволяет заранее выявить и устранить нарушения.

Трудовое законодательство регулярно меняется, поэтому важно обновлять кадровую документацию. Например, были внесены поправки в КоАП РФ, ужесточающие ответственность за отсутствие воинского учета. Работодателям следует отслеживать изменения и вносить корректировки в документы.

Использование специализированного программного обеспечения для кадрового учета упрощает соблюдение законодательства. Такие программы помогают вести трудовые книжки, рассчитывать зарплату и отслеживать сроки инструктажей. Автоматизация снижает риск человеческой ошибки и экономит время.

Штраф для юрлица за большинство трудовых нарушений составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Есть специальные штрафы, например, если вы ненадлежаще оформили трудовой договор - от 50 тыс. до 100 тыс. руб. Вас могут оштрафовать, в частности, если нет подписи на экземпляре трудового договора о том, что работник получил свой на руки, или если вы не указали в нем условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за работу с вредными условиями труда (в случае приема на такую работу). Оштрафовать могут и должностное лицо, например, за ненадлежащее оформление трудового договора. Кроме того, возможна дисквалификация, если должностное лицо ранее было привлечено к ответственности за аналогичное нарушение.

За нарушения государственных нормативных требований охраны труда юрлиц штрафуют от 50 тыс. до 80 тыс. руб. Однако если вы допустили работника к работе, например, не обучив его требованиям охраны труда, то штраф составит от 110 тыс. до 130 тыс. руб. Его размер может достичь 150 тыс. руб., если не обеспечите персонал средствами индивидуальной защиты. Оштрафовать могут и должностное лицо, например, за допуск работника к работе без прохождения обязательного предварительного медосмотра. Также возможна дисквалификация, если должностное лицо ранее привлекалось к ответственности за аналогичное нарушение.

У вас могут истребовать документы в ходе инспекционного визита, рейдового осмотра, документарной и выездной проверки (п. п. 40, 42, пп. "б" п. 44, п. 48 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230). Вы вправе отказать в доступе к своим документам в исключительном случае - если на документах, которые оформила ГИТ, нет двухмерного штрихкода или он нанесен некорректно. Речь о коде, который предусмотрен Правилами формирования и ведения единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий. По нему можно перейти на страницу этого реестра, содержащую информацию о мероприятии (п. 7 ст. 36 Закона N 248-ФЗ).

Вас могут оштрафовать, например, если не представите в ходе документарной проверки затребованные документы и из-за этого инспектор не сможет ее провести. За подобное бездействие оштрафовать могут и должностное лицо. Также возможна его дисквалификация, если должностное лицо ранее привлекалось к ответственности за аналогичное нарушение.

Помимо минимизации рисков, бизнесу важно выстроить систему, которая предотвратит нарушения в будущем.

Эффективная система кадрового учета включает ведение трудовых договоров, расчетных листков, журналов охраны труда и других документов. Например, назначение ответственного сотрудника за кадровый учет и использование электронных систем помогает избежать ошибок. Система должна быть прозрачной и доступной для проверки.

Трудовое законодательство постоянно обновляется, и бизнесу важно быть в курсе изменений. Например, подписка на юридические рассылки или сотрудничество с консультантами позволяет оперативно реагировать на новые требования. Это особенно важно для малого и среднего бизнеса, где ресурсы ограничены.

Открытое сотрудничество с ГИТ помогает избежать конфликтов. Например, своевременное выполнение предписаний инспекции или предоставление запрошенных документов снижает риск штрафов. Работодателям также полезно участвовать в консультациях, которые ГИТ проводит для бизнеса.

Жалобы сотрудников – одна из основных причин внеплановых проверок. Чтобы их избежать, необходимо:

• Обеспечивать своевременную выплату зарплаты.
• Проводить разъяснительные беседы с сотрудниками.
• Внедрить систему обратной связи для решения споров.
• Соблюдать права работников при увольнении или наложении взысканий.

Профилактика жалоб снижает вероятность проверок и штрафов.

Внутренний контроль помогает выявлять нарушения на ранней стадии. Например, регулярные проверки кадровой документации, проведение внутренних аудитов и обучение сотрудников позволяют поддерживать соответствие законодательству. Назначение ответственного лица за контроль повышает эффективность системы.

Защита бизнеса от штрафов за нарушение трудового законодательства требует системного подхода. Понимание типичных нарушений, правильная подготовка к проверкам ГИТ, проведение аудитов и обучение персонала – ключевые меры, которые помогут избежать финансовых и репутационных потерь. Регулярное обновление документации, работа с юристами и автоматизация кадрового учета усиливают защиту бизнеса. Внедрение предложенных рекомендаций позволит не только минимизировать риски, но и создать устойчивую систему соблюдения трудового законодательства.