Работа с самозанятыми: риски, последствия, правовая база

Налог на профессиональный доход (НПД) — это специальный налоговый режим, введённый в России с 2019 года Федеральным законом № 422-ФЗ. Он предназначен для физических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые работают самостоятельно, без наёмных сотрудников, и получают доход от личной деятельности. НПД позволяет упрощённо уплачивать налоги по ставкам 4% при работе с физическими лицами и 6% при сотрудничестве с юридическими лицами или ИП. Этот режим действует в большинстве регионов России, и с 2020 года регионы получили право самостоятельно решать, вводить ли его на своей территории. Для бизнеса НПД привлекателен тем, что освобождает компании от уплаты НДФЛ и страховых взносов за самозанятых, что существенно снижает финансовую нагрузку.

Самозанятыми могут быть физические лица или индивидуальные предприниматели, которые выполняют работы или оказывают услуги без привлечения наёмных сотрудников. Ключевым условием является регистрация в качестве плательщика НПД через приложение «Мой налог» или через уполномоченные банки. Самозанятые могут заниматься различными видами деятельности, такими как репетиторство, ремонт, фотография, изготовление товаров собственного производства и другие услуги, не требующие лицензирования. Однако существуют ограничения: годовой доход не должен превышать 2,4 миллиона рублей, а самозанятый не может совмещать НПД с другими налоговыми режимами, такими как УСН или ОСНО. Важно отметить, что самозанятый не может быть наёмным работником заказчика в течение двух лет до начала сотрудничества, чтобы избежать переквалификации отношений.

Статус самозанятого накладывает ряд ограничений, которые важно учитывать как самим исполнителям, так и заказчикам.

Во-первых, самозанятые не могут нанимать сотрудников по трудовым договорам, что ограничивает масштабирование их деятельности.

Во-вторых, запрещена перепродажа товаров, не произведённых самостоятельно, а также оказание услуг, связанных с посредничеством или агентской деятельностью.

В-третьих, доход свыше 2,4 миллиона рублей в год приводит к автоматической утрате статуса НПД, после чего самозанятый должен перейти на другой налоговый режим. Кроме того, самозанятый обязан уведомить заказчика о прекращении статуса, чтобы избежать юридических и налоговых рисков для бизнеса.

Сотрудничество с самозанятыми предоставляет бизнесу значительные финансовые преимущества. Компании и индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности уплачивать НДФЛ (13–30% в зависимости от статуса работника) и страховые взносы (около 30% от дохода сотрудника) за самозанятых. Это снижает затраты на оплату труда и упрощает финансовое планирование. Самозанятые самостоятельно перечисляют налоги через приложение «Мой налог», что исключает необходимость для заказчика вести дополнительную налоговую отчётность. Например, при сотрудничестве с самозанятым дизайнером компания платит только за выполненную работу, без дополнительных отчислений в бюджет.

Работа с самозанятыми минимизирует бюрократические процессы. В отличие от трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (ГПХ) с физическими лицами, сотрудничество с самозанятыми не требует сдачи отчётности в налоговые органы или фонды. Самозанятый предоставляет чек, сформированный в приложении «Мой налог», который подтверждает оказание услуги и служит основанием для учёта расходов в бухгалтерии компании. Это особенно удобно для малого и среднего бизнеса, где ресурсы на бухгалтерию ограничены. Однако компании должны быть внимательны к правильности оформления чеков, чтобы избежать претензий со стороны ФНС.

Самозанятые предоставляют бизнесу гибкость в выборе исполнителей и организации работы. Компании могут привлекать самозанятых для выполнения разовых или краткосрочных задач без необходимости оформлять их в штат. Это позволяет быстро реагировать на изменения в проектах или рыночной ситуации. Например, строительная компания может нанять самозанятого электрика для конкретного объекта, не заключая долгосрочный трудовой договор. Такая модель сотрудничества особенно востребована в отраслях с сезонным или проектным характером работы, таких как IT, маркетинг или строительство.

Одним из ключевых рисков при работе с самозанятыми является возможность переквалификации договора гражданско-правового характера в трудовой. Федеральная налоговая служба (ФНС) использует скоринговую систему «МАРМ» для анализа отношений между заказчиком и самозанятым. Если в договоре или фактических отношениях присутствуют признаки трудовых отношений — регулярные выплаты, подчинение внутреннему распорядку, предоставление рабочего места, — ФНС может признать сотрудничество трудовым. В таком случае заказчику грозят доначисления НДФЛ, страховых взносов и штрафы. Чтобы избежать этого, необходимо чётко прописывать в договоре условия, исключающие признаки трудовых отношений, такие как отсутствие графика работы и самостоятельность исполнителя.

Сотрудничество с самозанятыми, которые ранее работали в компании по трудовому договору, сопряжено с высокими рисками. Согласно Федеральному закону № 422-ФЗ, доходы от бывшего работодателя, если с момента увольнения прошло менее двух лет, не подпадают под режим НПД. Это правило распространяется и на случаи реорганизации компании, когда права и обязанности переходят к правопреемнику. Например, если сотрудник уволился и через год стал самозанятым, его сотрудничество с бывшим работодателем может быть признано нарушением, что приведёт к налоговым доначислениям. Бизнесу следует тщательно проверять трудовую историю самозанятых перед заключением договоров.

Превышение самозанятым лимита дохода в 2,4 миллиона рублей в год приводит к утрате статуса НПД. В таком случае самозанятый обязан уведомить заказчика о прекращении статуса, чтобы компания могла скорректировать порядок взаимодействия. Если этого не происходит, заказчик рискует столкнуться с необходимостью уплаты НДФЛ и страховых взносов за исполнителя. Для минимизации этого риска рекомендуется прописывать в договоре обязанность самозанятого уведомлять о любых изменениях статуса.

Проверка статуса самозанятого — важный этап перед началом сотрудничества. Основным инструментом для этого является приложение «Мой налог», разработанное ФНС. Самозанятый может предоставить справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД, которую он формирует в приложении. Эта справка содержит информацию о дате регистрации, ИНН и статусе. Компании должны запрашивать такую справку перед заключением договора и периодически обновлять её, чтобы убедиться в сохранении статуса самозанятого.

Для дополнительной уверенности компании могут использовать онлайн-сервис ФНС для проверки статуса самозанятого. На сайте достаточно ввести ИНН исполнителя, чтобы получить информацию о его регистрации в качестве плательщика НПД. Этот способ особенно полезен, если самозанятый не предоставил справку или есть сомнения в её подлинности. Проверка занимает несколько минут и помогает избежать юридических рисков. Важно сохранять подтверждение статуса в бухгалтерии для возможных проверок.

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», является ключевым документом, подтверждающим оказание услуги. Он должен содержать ИНН заказчика, дату и сумму операции, а также перечень выполненных работ или услуг. Чек может быть передан в электронном виде, через QR-код или ссылку. Для компании чек служит основанием для учёта расходов при расчёте налога на прибыль, что подтверждается письмом Минфина России от 26.03.2020 № 03-11-11/24008. Отсутствие чека или его некорректное оформление может привести к непризнанию расходов налоговыми органами.

С самозанятыми обычно заключают договоры гражданско-правового характера (ГПХ), такие как договор оказания услуг, договор подряда или договор авторского заказа. Выбор типа договора зависит от характера работы: например, договор подряда подходит для выполнения конкретной задачи, а договор оказания услуг — для регулярных консультаций. В договоре важно указать, что исполнитель является плательщиком НПД, и сослаться на Федеральный закон № 422-ФЗ. Это подтверждает освобождение заказчика от уплаты налогов и взносов. Компании также могут использовать типовые шаблоны договоров, адаптированные под требования законодательства.

Договор с самозанятым должен содержать ряд обязательных условий, чтобы минимизировать юридические риски.
К ним относятся:

• Указание статуса исполнителя как плательщика НПД.
• Обязанность самозанятого предоставлять чек за каждую оплату.
• Уведомление заказчика о прекращении статуса НПД.
• Описание характера работы, исключающее признаки трудовых отношений (например, отсутствие графика или подчинения).
• Условия оплаты и сроки выполнения работ.

Эти условия помогают защитить компанию от претензий ФНС и обеспечивают прозрачность сотрудничества.

В некоторых случаях, например при разовой услуге, законодательство допускает устные договорённости с самозанятыми (письмо ФНС РФ от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Однако это возможно только при условии немедленной оплаты и предоставления чека. Устные договорённости упрощают взаимодействие, но несут риски, так как без письменного договора сложнее доказать факт оказания услуги или её условия. Компаниям рекомендуется использовать письменные договоры даже для разовых задач, чтобы избежать споров. В случае проверки ФНС письменный договор станет дополнительным доказательством правомерности сотрудничества.

Самозанятые самостоятельно уплачивают налог на профессиональный доход через приложение «Мой налог». Ставка составляет 4% при работе с физическими лицами и 6% при сотрудничестве с юридическими лицами или ИП. Компания-заказчик не удерживает НДФЛ и не перечисляет страховые взносы, что делает сотрудничество экономически выгодным. Однако заказчик должен убедиться, что самозанятый корректно формирует чеки, так как это влияет на возможность учёта расходов. Если самозанятый утратил статус, компания обязана пересмотреть порядок налогообложения выплат.

Расходы на услуги самозанятых могут быть учтены при расчёте налога на прибыль, если они подтверждены чеком из приложения «Мой налог». Чек должен содержать ИНН заказчика и точное описание услуги. Компании на упрощённой системе налогообложения (УСН) с объектом «доходы минус расходы» также могут учитывать эти расходы, если они экономически обоснованы. Важно хранить чеки и договоры в бухгалтерии, чтобы предоставить их при налоговой проверке.

ФНС активно отслеживает сотрудничество с самозанятыми через систему «МАРМ», которая анализирует количество чеков, выписанных на одно юридическое лицо, и характер отношений. Если система выявляет признаки трудовых отношений, компания может попасть под камеральную проверку. Чтобы избежать проблем, необходимо регулярно проверять статус самозанятого и хранить подтверждающие документы. Также рекомендуется консультироваться с юристами или бухгалтерами при оформлении договоров. Взаимодействие с ФНС упрощается, если все документы оформлены корректно и доступны для проверки.

Система «МАРМ» (Мониторинг анализа рисков и мероприятий) используется ФНС для выявления подозрительных отношений с самозанятыми. Она анализирует данные чеков, выписанных на компанию, и оценивает риск переквалификации отношений в трудовые. Высокий «риск-балл» присваивается, если компания регулярно сотрудничает с одними и теми же самозанятыми, выплаты имеют фиксированный характер или исполнитель подчиняется внутреннему распорядку. Для снижения риска компании должны разнообразить пул самозанятых и избегать признаков трудовых отношений. Регулярная проверка статуса исполнителей также помогает минимизировать риски.

ФНС может инициировать внеплановую проверку, если:

1. Самозанятый регулярно выполняет работы, схожие с обязанностями штатного сотрудника.
2. Выплаты имеют фиксированный характер и выплачиваются в одно и то же время.
3. Самозанятый использует оборудование или помещение заказчика.
4. Исполнитель ранее работал в компании по трудовому договору (менее двух лет назад).
5. Отсутствуют чеки или они оформлены некорректно.

Эти критерии указаны в разъяснениях ФНС и должны учитываться при организации сотрудничества.

Чтобы избежать налоговых проверок, компании могут:

• Заключать письменные договоры с чёткими условиями.
• Проверять статус самозанятого перед каждой оплатой.
• Избегать регулярных выплат одному исполнителю.
• Хранить все чеки и договоры в бухгалтерии.
• Использовать автоматизированные сервисы для работы с самозанятыми.

Эти меры помогут снизить вероятность проверок и доначислений.

Автоматизация процессов упрощает взаимодействие с самозанятыми и снижает риски ошибок. Различные сервисы позволяют автоматизировать проверку статуса, получение чеков и учёт расходов. Например, платформы интегрируются с приложением «Мой налог» и уведомляют заказчика об изменениях статуса исполнителя. Это особенно полезно для компаний, сотрудничающих с большим количеством самозанятых. Автоматизация также экономит время бухгалтерии и снижает вероятность человеческого фактора.

Компании часто допускают следующие ошибки при работе с самозанятыми:

1. Не проверка статуса исполнителя перед оплатой.
2. Заключение договоров с признаками трудовых отношений.
3. Игнорирование требования о предоставлении чека.
4. Сотрудничество с бывшими сотрудниками без учёта двухлетнего периода.
5. Отсутствие документального подтверждения расходов.

Эти ошибки могут привести к налоговым доначислениям и штрафам, поэтому их следует избегать.

Если самозанятый утратил статус НПД, компания должна пересмотреть порядок взаимодействия. Исполнитель обязан уведомить заказчика о прекращении статуса, после чего выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Компания может заключить договор ГПХ с физическим лицом или предложить исполнителю перейти на другой налоговый режим, например УСН. Важно запросить подтверждение статуса перед каждой оплатой. Это поможет избежать неожиданных доначислений.

Расходы на услуги самозанятых учитываются на основании чека из приложения «Мой налог». Чек должен содержать ИНН заказчика и описание услуги. Для компаний на ОСНО расходы включаются в базу для налога на прибыль, для УСН — в базу «доходы минус расходы». Хранение чеков и договоров обязательно для подтверждения расходов при проверках. Автоматизированные сервисы упрощают этот процесс, интегрируя данные в бухгалтерские программы.

Сотрудничество с самозанятыми выгоднее, чем найм сотрудников по трудовому договору, за счёт экономии на налогах и взносах. Самозанятые не требуют оформления кадровых документов, предоставления отпусков или социальных гарантий. Однако сотрудники по трудовому договору обеспечивают большую стабильность и подчинение внутреннему распорядку. Самозанятые подходят для проектной работы, тогда как штатные сотрудники — для долгосрочных задач. Выбор зависит от потребностей бизнеса.

По сравнению с ИП на УСН или ОСНО самозанятые имеют упрощённый налоговый режим и не требуют ведения сложной отчётности. Однако ИП на других режимах могут нанимать сотрудников и работать с более широким спектром деятельности. Самозанятые ограничены лимитом дохода и видами услуг. Для бизнеса сотрудничество с самозанятыми проще, так как не требует проверки налогового режима исполнителя. Выбор формы зависит от масштаба задач и ресурсов компании.

Это произойдет в случае:

1. регистрация исполнителя в качестве самозанятого - требование заказчика;
2. в договоре не указан результат работ;
3. заказчик организует работу самозанятого: предоставляет материалы, инструменты и оборудование, распределяет производственные задания, определяет режим работы;
4. самозанятый соблюдает ПВТР заказчика, несет ответственность за их нарушение;
5. самозанятый получает оплату ежемесячно в суммах, рассчитанных заказчиком аналогично оплате труда;
6. заказчик - единственный контрагент самозанятого.

Эти и другие случаи, когда договор с самозанятым признают трудовым, они приведены в Письмах ФНС от 11.11.2024 N АБ-4-20/12835@, от 15.04.2022 N ЕА-4-15/4674, от 16.09.2021 N АБ-4-20/13183@.

Авторские права появляются в момент создания произведения. Если человек что-либо создал, он автоматически получает авторские права. Пока бизнес не получил соответствующие права, использовать результаты креативной работы нельзя ни в карточках товаров на маркетплейсах, ни в соцсетях, ни на сайте, ни в офлайн-рекламе. Когда бизнес заказывает услугу по созданию произведения, он не получает авторские права автоматически. Чтобы получить права на использование, нужно включить условие передачи прав в договор и акт. Без документа, где указано, что бизнес приобрел авторские права, он не может использовать произведение, даже если его создание оплачено предприятием-заказчиком. За получение прав на использование произведения доплачивать не нужно, если вы укажете в договоре, что передача авторских прав включена в общую стоимость контракта.

Законодательство допускает устные договорённости с самозанятыми при разовых услугах, если оплата производится немедленно и сопровождается чеком. Однако письменный договор предпочтителен, так как он фиксирует условия сотрудничества и защищает обе стороны. Без договора сложнее доказать факт оказания услуги при спорах или проверках. Компаниям рекомендуется использовать письменные договоры даже для мелких задач. Это повышает прозрачность и снижает риски.