Увольнение по сокращению штата: пошаговая инструкция

Сокращение штата или численности сотрудников — это сложный процесс, требующий строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Неправильное оформление процедуры может привести к судебным искам, штрафам и репутационным потерям для работодателя. В то же время работники, столкнувшиеся с сокращением, должны знать свои права и возможности защиты. Эта статья представляет собой примерное руководство по увольнению по сокращению, охватывающее этапы процедуры, права сторон, выплаты и способы минимизации рисков. Мы разберем, как правильно провести сокращение, какие документы оформить и как избежать ошибок, которые могут привести к судебным разбирательствам.

Сокращение сотрудников — это одна из форм расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно может быть вызвано необходимостью оптимизации расходов, реорганизацией компании или снижением объема работ. Важно понимать, что сокращение штата и сокращение численности — это разные понятия, хотя на практике они часто пересекаются. Сокращение штата подразумевает полное исключение определенной должности из штатного расписания, например, ликвидацию отдела маркетинга. Сокращение численности означает уменьшение количества сотрудников на одной должности, например, сокращение числа бухгалтеров с трех до одного.

Различие их состоит в следующем: при сокращении штата полностью сокращают одну или несколько должностей, а при сокращении численности уменьшают количество работников по определенной должности (например, из четырех бухгалтеров оставляют двоих).
Отметим, что принципиальных различий между этими процедурами нет. Вы можете проводить их как независимо друг от друга, так и одновременно. Последнее, по мнению Роструда, возможно, поскольку отсутствует запрет на одновременное сокращение должностей и количества работников в рамках одной должности (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 г.).
Тем не менее важно разграничивать названные понятия, так как это может влиять на оформление приказа об увольнении и трудовой книжки (в случае ее ведения), а также на внесение информации в сведения о трудовой деятельности.

Вы сами решаете, есть ли у вас необходимость сократить численность (штат) работников. Ведь решение о том, делать это или нет - это ваше право и исключительная компетенция (ч. 1 ст. 22 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, Определение Конституционного Суда РФ от 15.07.2008 N 413-О-О). Чтобы избежать в суде вопросов, почему вы решили уволить работников, постарайтесь быть готовыми обосновать свое решение. Есть практика, когда суд запрашивал необходимую информацию (Определение Верховного Суда РФ от 03.12.2007 N 19-В07-34), например:

• Финансовые отчеты, показывающие убытки.
• Договоры об аутсорсинге, исключающие необходимость определенных должностей (п. п. 5, 6 Постановления Конституционного Суда РФ от 20.01.2022 N 3-П, п. 34 Обзора практики Конституционного Суда РФ за 2022 г.).
• Решения о реорганизации компании.

Эти документы помогут работодателю доказать, что сокращение было экономически оправданным, а не произвольным. Например, если компания закрывает филиал, это является достаточным основанием для сокращения всех сотрудников филиала.

Работодатель обязан:

• Уведомить сотрудников о сокращении за два месяца (или в другие сроки для отдельных категорий).
• Предложить все подходящие вакансии в компании.
• Уведомить службу занятости и профсоюз (при его наличии).
• Выплатить все положенные компенсации.
• Соблюдать запрет на увольнение защищенных категорий работников.

При этом работодатель имеет право самостоятельно определять, какие должности или сотрудники подлежат сокращению, но должен учитывать преимущественное право некоторых работников остаться на работе.

Процедура сокращения состоит из нескольких этапов, каждый из которых требует строгого соблюдения законодательства. Нарушение хотя бы одного шага может привести к судебным искам. Ниже представлен подробный алгоритм.

Первым шагом является принятие решения о сокращении. Руководитель должен издать приказ, в котором указываются:

• Причина сокращения (например, оптимизация расходов).
• Сокращаемые должности или количество сотрудников.
• Сроки проведения процедуры.
• Ответственные лица (например, отдел кадров).

Приказ составляется в произвольной форме, но должен быть утвержден руководителем. После этого создается новое штатное расписание, которое вступает в силу после завершения процедуры сокращения.

Для объективного подхода к выбору сотрудников, подлежащих сокращению, рекомендуется создать специальную комиссию. Она анализирует квалификацию и производительность труда работников, чтобы определить, кто имеет преимущественное право остаться. Комиссия также проверяет, не попадают ли сотрудники под защищенные категории.

Уведомление профсоюза:
Направьте письменное уведомление в выборный орган первичной профсоюзной организации (ч. 1 ст. 82 ТК РФ). Обычно это профсоюзный комитет, можете уточнить эту информацию в самой первичной профсоюзной организации. Срок, в который вам необходимо уведомить профсоюз о сокращении - не позднее чем за два (при массовом увольнении - не позднее чем за три) месяца до увольнения работников (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).  Так, если вы планируете уволить работников - членов профсоюза, учтите мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 82 ТК РФ).

Уведомление службы занятости:
Порядок уведомления государственной службы занятости следующий: разместите информацию о принятом решении о сокращении численности (штата) на единой цифровой платформе "Работа в России" или иных информационных ресурсах. Порядок размещения такой информации определяется Правительством РФ (п. 2 ч. 1, ч. 2, 4 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ).

Срок уведомления государственной службы занятости о сокращении штата или численности работников организации - не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (ч. 4 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ).Уведомьте государственную службу занятости при массовом сокращении. Сделайте это не позднее чем за три месяца до начала проведения мероприятий (ч. 4 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ).

Если решение о сокращении численности или штата работников было изменено или отменено, проинформируйте об этом государственную службу занятости в установленном порядке. Срок уведомления - три рабочих дня после принятия соответствующего решения (ч. 4 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ).

Примечание: Как уведомить при сокращении филиала:
О том, что принято решение о сокращении численности (штата) работников филиала и с ними возможно расторжение трудовых договоров, нужно информировать государственную службу занятости по месту, где высвобождаемые работники осуществляют трудовую деятельность. Если это происходит в филиале, уведомить нужно государственную службу занятости по месту нахождения данного филиала. Вывод следует из п. 2 ч. 1, ч. 9 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ, п. 6 формы N 1, утвержденной Приказом Минтруда России от 16.04.2024 N 195н.

Согласно статье 179 ТК РФ, преимущественное право остаться на работе имеют сотрудники с более высокой квалификацией и производительностью труда. При равных показателях учитываются дополнительные критерии:

• Наличие иждивенцев.
• Статус единственного кормильца в семье.
• Наличие профессиональных заболеваний или травм, полученных на работе.

Комиссия должна задокументировать свои выводы, чтобы в случае спора работодатель мог доказать объективность выбора.

Каждый сотрудник, подлежащий сокращению, должен быть уведомлен персонально и под роспись не позднее чем за два месяца до увольнения. Уведомление должно содержать:

• Дату увольнения.
• Причину сокращения.
• Информацию о праве на перевод на другую должность.

Если сотрудник отказывается подписывать уведомление, составляется акт об отказе.

Примечание о сезонных сотрудниках:
Сезонных работников вы должны уведомить о предстоящем увольнении не меньше чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК РФ), а тех, кто принят на работу на срок до двух месяцев, не меньше чем за три календарных дня (ч. 2 ст. 292 ТК РФ).

Работодатель обязан предлагать все подходящие вакансии, включая нижестоящие и менее оплачиваемые должности, если сотрудник может их выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья. Предложение вакансий должно быть письменным и продолжаться до дня увольнения, если появляются новые вакансии. Если вакансий нет, составляется акт об их отсутствии.

В последний день работы издается приказ об увольнении. Сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись. В трудовую книжку вносится запись. Также сотруднику выдается справка о доходах и другие необходимые документы.

Некоторые категории сотрудников защищены от сокращения законодательством. Работодатель обязан учитывать эти ограничения, чтобы избежать судебных исков.

Нельзя сокращать:

• беременных женщин;
• женщин, имеющих ребенка в возрасте до трех лет;
• одиноких матерей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до 16 лет;
• лиц, воспитывающих без матери ребенка в возрасте до 16 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
• единственных кормильцев ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до трех лет в семье, где трое и более детей в возрасте до 14 лет, если второй родитель (законный представитель) не работает;
• работников, которых нельзя увольнять по итогам оценки преимущественного права;
• лиц, находящихся на больничном или в отпуске на день увольнения (дату увольнения в таком случае необходимо перенести);
• работника в период приостановления действия трудового договора;
• в течение года с момента гибели (смерти) ветерана боевых действий его супругу (супруга). Запрет на сокращение действует в отношении тех, кто не вступил в повторный брак.

Перечисленные категории работников определены в ч. 6 ст. 81, ст. 179, ч. 1, 4 ст. 261, ст. ст. 264, 264.1, ч. 11 ст. 351.7 ТК РФ и п. п. 15, 28 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1.

Сократите вакантные должности до того, как станете уведомлять о предстоящем сокращении своих работников. Иначе эти должности придется предлагать им с учетом ч. 3 ст. 81 ТК РФ.

Чтобы сократить вакантные должности, издайте об этом приказ. Составьте его в произвольной форме. Укажите в нем название сокращаемых должностей, информацию о том, что они не считаются вакантными, исключаются из штатного расписания. Также включите в приказ распоряжение для кадровой службы остановить подбор соискателей и исключить данные вакансии с сайтов по подбору персонала. Это позволит избежать спора с увольняемыми работниками. Ведь они могут настаивать на том, что компания все же осуществляла подбор и не предложила им эти вакансии в соответствии с ч. 3 ст. 81 ТК РФ.

Чтобы уволить по сокращению внешнего совместителя, вам нужно действовать по стандартной процедуре сокращения, так как специальной нет. При сокращении внешнего совместителя выплатите выходное пособие в обычном порядке (ч. 2 ст. 287 ТК РФ). Средний заработок за второй и третий месяцы трудоустройства выплачивать не нужно, так как совместитель уже трудоустроен, а для получения выплат необходимо подтвердить факт отсутствия трудоустройства за соответствующий период с момента увольнения (ч. 2, 3 ст. 178 ТК РФ).

Чтобы сократить внутреннего совместителя, вам нужно действовать по стандартной процедуре сокращения, так как специальной нет. Если вы сокращаете работника и по совместительству, и по основному месту работы, проводите все перечисленные действия по обеим должностям, например, подготовьте два уведомления об увольнении по каждой из должностей и ознакомьте с ними работника. Исключений в этом случае законом не предусмотрено.

Вы можете уволить главного бухгалтера по сокращению, но только если у вас не кредитная организация. В ней наличие должности главного бухгалтера обязательно (ч. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). В остальном увольнение производится в стандартном порядке, в частности: уведомите работника об увольнении, предложите подходящие ему вакансии, выплатите выходное пособие при увольнении.

Нового главного бухгалтера брать не рекомендуем, потому что в этом случае сокращение прежнего могут признать мнимым и вас обяжут восстановить его на работе (п. 2.3 Определения Конституционного Суда РФ от 17.12.2008 N 1087-О-О). Поэтому вы, например, можете передать функции по ведению бухучета сторонней организации по договору об оказании услуг с учетом ч. 3, 6 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете.

Специального порядка увольнения работников предпенсионного возраста по сокращению численности (штата) нет. Поэтому увольняйте их по стандартной процедуре сокращения, в частности: оцените преимущественное право на оставление на работе, уведомите работников, государственную службу занятости и профсоюз о сокращении, до увольнения предложите работникам подходящие вакансии.

Единственное, перед тем как начинать процедуру сокращения, проверьте, нет ли запретов или ограничений на увольнение таких лиц в специальном соглашении (например, в отраслевом, территориальном). Иначе вас могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.31 КоАП РФ.

Специальной процедуры сокращения работников со срочным трудовым договором нет. Действуйте по стандартной процедуре сокращения, а если у вас сезонный работник или работник, принятый на срок до двух месяцев, - уведомляйте их так же, как и остальных, только в меньший срок, а также учтите специальные правила выплаты выходных пособий таким работникам.

Обратите внимание, что вам нельзя уволить по сокращению срочника, если он принят на время отсутствия основного работника, за которым сохранено рабочее место. Например, на время отпуска по уходу за ребенком (ч. 4 ст. 256 ТК РФ). Такое сокращение может быть признано незаконным, потому что сокращается должность, которую фактически нужно сохранить до выхода основного работника.

Сокращение возможно, поскольку увольнение многодетной матери по сокращению прямо не запрещено. Однако советуем вам убедиться, что нет других запретов на ее увольнение и что у женщины нет преимущественного права остаться на работе. Уточните: возможно, у многодетной мамы есть ребенок до трех лет. Или же она мать-одиночка и у нее есть ребенок до 16 лет или ребенок-инвалид до 18 лет. В этих случаях увольнять работницу по сокращению нельзя (ч. 4 ст. 261 ТК РФ).

Да, можно, поскольку увольнение инвалида по сокращению прямо не запрещено. Если в отношении вас установлена квота для приема на работу инвалидов, сокращая такого работника, обратите внимание на необходимость ее выполнения. Уточните, возможно, у вас работница-инвалид, у которой есть дети до трех лет. В этом случае увольнять ее по сокращению нельзя (ч. 4 ст. 261 ТК РФ).

Инвалиды не относятся к категории работников, которым отдается предпочтение оставления на работе при сокращении (вопрос 7 Письма Минтруда России от 23.09.2022 N 16-5/В-994). Вместе с тем работник-инвалид может иметь преимущественное право остаться работать. Например, вы сокращаете должность, которую он занимает, но такая должность не единственная в отделе. Если с другими работниками инвалид имеет одинаковую производительность труда и квалификацию, но при этом получил трудовое увечье или профессиональное заболевание

Сократить нельзя, если работник является единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до трех лет в семье, где трое и более детей в возрасте до 14 лет и при этом второй родитель (законный представитель) не работает (ч. 4 ст. 261 ТК РФ). Но есть исключения, когда такого работника можно уволить по вашей инициативе, а именно в связи с ликвидацией организации, за прогул, а также по другим основаниям, перечисленным в ч. 4 ст. 261 ТК РФ.

Сократить нельзя, поскольку запрещено увольнение беременной женщины по сокращению численности (штата). Дело в том, что увольнение по сокращению численности или штата - это увольнение по инициативе работодателя (п. 4 ч. 1 ст. 77, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). А увольнять беременную женщину по инициативе работодателя нельзя, кроме случая ликвидации организации (ч. 1 ст. 261 ТК РФ, пп. "а" п. 23 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, Письмо Минтруда России от 10.08.2020 N 14-2/ООГ-12666).

Если, несмотря на запрет, вы все-таки ее уволите по сокращению, то вас могут привлечь не только к административной, но и к уголовной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145 УК РФ).

Кроме того, работница сможет без труда восстановиться на работе, даже если на дату увольнения вы не знали о ее беременности. Суды принимают решения в пользу женщин и в том случае, если на момент судебного процесса беременность не сохранилась (ч. 1 ст. 394 ТК РФ, пп. "а" п. 23, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, абз. 1 п. 24, п. 25 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Критериями массового увольнения при сокращении численности (штата) принято считать показатели сокращения определенного количества работников за конкретный период времени (Постановление Правительства РФ от 05.02.1993 N 99).

Такие критерии позволяют оценить масштаб сокращения и установить, действительно ли оно массовое, чтобы, в свою очередь, не нарушить установленный порядок увольнения. Одним из источников, в которых определены такие критерии, являются отраслевые и (или) территориальные соглашения (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

Найти федеральные соглашения вы можете на сайте Минтруда России (п. 2 Порядка опубликования заключенных на федеральном уровне отраслевых соглашений и предложения о присоединении к соглашению, утвержденного Приказом Минтруда России от 12.11.2015 N 860н). Если в отношении вас действует отраслевое или территориальное соглашение и в нем установлены критерии массового сокращения, необходимо применять их.

Сокращение предполагает обязательные выплаты, которые помогают смягчить последствия для сотрудников.

Сотрудник получает компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, рассчитанную исходя из среднего заработка. Если отпуск был использован авансом, удержания не производятся.

В некоторых случаях трудовой или коллективный договор предусматривает дополнительные выплаты. Например, крупные компании могут устанавливать повышенные размеры выходного пособия.

Нарушение процедуры сокращения — основная причина судебных исков. Работодатель должен быть внимательным к каждому этапу, чтобы минимизировать риски.

Приказы об увольнении по сокращению храните 50 лет. Исключение, если оформляли увольнение до 01.01.2003, - тогда 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. После истечения установленного срока хранения приказов об увольнении они могут быть отобраны на постоянное хранение. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Риски могут быть, например, следующими:
1) привлечение к административной ответственности:

• по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - за нарушение процедуры сокращения численности (штата) работников;
• по ст. 19.7 КоАП РФ - за неуведомление государственной службы занятости о сокращении, то есть за непредставление или несвоевременное представление информации, указанной в п. 2 ч. 1 ст. 53 Закона о занятости N 565-ФЗ, либо ее представление в неполном объеме или в искаженном виде;

2) признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе с выплатой ему среднего заработка за все время вынужденного прогула. Это следует из абз. 1, 2 ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2;
3) возмещение работнику морального вреда, судебных издержек. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 21, ст. 237, ч. 9 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, абз. 2 п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2.

Часто встречающиеся ошибки:

• Несоблюдение сроков уведомления.
• Отсутствие предложения вакансий.
• Увольнение защищенных категорий работников.
• Неправильное оформление документов.
• Игнорирование мнения профсоюза.

Эти ошибки могут привести к восстановлению сотрудника на работе и выплате компенсации за вынужденный прогул.

Если вас уведомили о сокращении, необходимо:

1. Проверить, не входите ли вы в защищенную категорию.
2. Убедиться, что уведомление было вручено за два месяца.
3. Требовать письменного предложения всех подходящих вакансий.
4. Сохранить все документы, связанные с увольнением.
5. Обратиться в службу занятости в течение двух недель после увольнения для получения выплат за третий месяц.

Эти шаги помогут защитить ваши права и получить все положенные компенсации.

Если вы считаете увольнение незаконным, можно подать иск в суд в течение одного месяца с момента увольнения. Основания для оспаривания:

• Нарушение процедуры (например, отсутствие уведомления).
• Увольнение защищенной категории работников.
• Отсутствие предложения вакансий.

В случае победы в суде сотрудник может быть восстановлен на работе с выплатой компенсации за вынужденный прогул.

Да, с письменного согласия сотрудника увольнение возможно раньше. В этом случае работодатель выплачивает дополнительную компенсацию за оставшийся период до двух месяцев. Например, если сотрудник уволен через месяц после уведомления, ему выплачивается средний заработок за второй месяц.

Если работник отказывается подписывать уведомление, составляется акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Акт подтверждает, что сотрудник был уведомлен. Это защитит работодателя в случае спора.

Если работник находится в ежегодном отпуске, а его нужно уведомить о предстоящем сокращении, действуйте в стандартном порядке. В частности, уведомьте работника под подпись. Уведомлять работника о предстоящем сокращении в то время, когда он в отпуске, законом не запрещено, но и специальных правил не предусмотрено.

Можете предложить работнику прийти в офис, чтобы уведомить его под подпись. Но учтите, что он не обязан приходить. А отозвать работника из отпуска вы можете только с его согласия и при условии, что его отзывать не запрещено. Если лично вручить не получается, можете направить ему уведомление о сокращении по почте. Но поскольку сроки доставки уведомления по почте могут затянуться, возможно, лучше дождаться возвращения работника из отпуска (особенно, если он непродолжительный) и вручить уведомление ему лично. При составлении уведомления укажите дату увольнения так, чтобы она не совпадала с отпуском, так как в отпуске нельзя увольнять по сокращению (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).