Оформление дистанционных работников по Трудовому кодексу РФ

Дата публикации: 31.07.2025

Дистанционная работа стала неотъемлемой частью современного рынка труда, особенно после пандемии, когда многие компании переосмыслили подход к организации рабочего процесса. Законодательство Российской Федерации четко регулирует трудовые отношения с дистанционными работниками, предоставляя работодателям и сотрудникам гибкие инструменты для оформления и взаимодействия. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить дистанционных работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), какие особенности нужно учитывать при заключении трудового договора, организации труда, налогообложении и отчетности. Мы также рассмотрим практические рекомендации и ответим на часто задаваемые вопросы, чтобы помочь работодателям и кадровикам избежать ошибок и трудовых споров.

Дистанционная работа (она же удаленная работа) – это выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, при условии использования информационно-телекоммуникационных сетей, включая интернет. Сотрудник может работать из дома, коворкинга или любого другого места, где есть доступ к интернету, а взаимодействие с работодателем осуществляется через электронные каналы связи. Такой формат предполагает, что сотрудник является штатным работником, на которого распространяются все нормы трудового законодательства с учетом особенностей, прописанных в ТК РФ.

Надомники изготавливают продукцию, которая имеет натурально-вещественную форму. Это следует из анализа ст. 310 ТК РФ. Сама работа представляет собой выполнение механических действий в определенной последовательности, например сборку шариковых ручек, склейку конвертов, пошив салфеток и т.п.

Дистанционные работники выполняют работу, результат которой не материальный продукт, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Данный вывод следует из ч. 1 ст. 312.1, ч. 2 - 4, 9 ст. 312.3 ТК РФ.
Дистанционно могут трудиться журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и другие работники умственного труда.

Работа признается дистанционной (удаленной), если одновременно соблюдаются два условия (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ):

1. работник выполняет трудовую функцию вне вашего места нахождения (обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под вашим контролем;
2. для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, вы и работник используете Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.

В трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) можно предусмотреть, что работник трудится дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Временную дистанционную работу можно выполнять (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ):

• непрерывно (в пределах шести месяцев);
• периодически (когда выполнение трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте чередуется).

Вы можете временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании ЛНА, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Перевод допускается при производственной аварии, несчастном случае на производстве и в других ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок перевода не должен превышать периода, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия вами решения о временном переводе (ч. 1 - 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Глава 49.1 Трудового кодекса РФ, является основным нормативным документом, регулирующим труд дистанционных работников, в которой содержится:

• Определение дистанционной работы и ее виды.
• Порядок заключения трудового договора.
• Особенности взаимодействия между работником и работодателем.
• Режим рабочего времени и отдыха.
• Обеспечение оборудованием и компенсации.
• Основания для увольнения.

Эти положения обеспечивают баланс между интересами работодателя и работника, предоставляя гибкость в организации труда, но при этом сохраняя все гарантии, предусмотренные ТК РФ. Например, дистанционные работники имеют право на отпуск, больничные и другие социальные льготы, как и офисные сотрудники.

Трудовой договор с дистанционным работником должен соответствовать общим требованиям ТК РФ, но с учетом специфики удаленной работы. К обязательным условиям относятся:

• Указание на дистанционный характер работы.
• Место работы (может быть указано как «определяется работником самостоятельно» или конкретный населенный пункт).
• Режим рабочего времени и отдыха (если не установлен, сотрудник определяет его самостоятельно).
• Порядок предоставления оборудования или компенсации за использование личного имущества.
• Условия взаимодействия через электронные каналы связи.

Договор может быть заключен как в бумажной, так и в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) со стороны работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) со стороны работника. Если договор подписан электронно, работодатель обязан выслать бумажную версию по письменному запросу сотрудника в течение трех рабочих дней.

Перевод на дистанционную работу может быть постоянным или временным. Постоянный перевод предполагает, что сотрудник будет работать удаленно в течение всего срока действия трудового договора. Временный перевод ограничен сроком до шести месяцев или может быть периодическим (комбинированный режим). Для оформления перевода необходимо:

• Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Указать сроки и условия дистанционной работы.
• Согласовать порядок взаимодействия и отчетности.

В исключительных случаях (например, при чрезвычайных ситуациях) работодатель может перевести сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Для этого издается локальный нормативный акт (ЛНА), в котором указываются:

• Причина перевода.
• Список переводимых сотрудников.
• Срок перевода.
• Порядок обеспечения оборудованием.
• Режим работы и способы взаимодействия.

После окончания срока перевода сотрудник должен быть возвращен на стационарное рабочее место.

Процесс перевода включает следующие шаги:

1. Согласование условий с сотрудником (кроме экстренного перевода).
2. Подготовка дополнительного соглашения и ЛНА.
3. Ознакомление сотрудника с документами (в бумажной или электронной форме).
4. Обеспечение необходимым оборудованием или компенсацией.
5. Уведомление органов занятости (при необходимости).

Эти шаги помогают минимизировать риски трудовых споров и обеспечить соответствие законодательству.

Дистанционные работники могут самостоятельно определять режим рабочего времени и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре или локальном акте. Это дает сотрудникам гибкость, но требует четкого регулирования сроков предоставления отчетов и результатов работы. Например, работодатель может установить конкретные часы для связи или дедлайны для выполнения задач. Важно, чтобы режим работы не нарушал права сотрудника на отдых, включая обеденные перерывы и выходные дни.

Согласно статье 312.6 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимым оборудованием, программным обеспечением и средствами защиты информации. Если сотрудник использует личное имущество (например, компьютер или интернет), работодатель должен выплачивать компенсацию, размер которой прописывается в трудовом договоре. Это требование направлено на защиту прав работника и обеспечение безопасных условий труда.

Компенсации за использование личного оборудования или программного обеспечения должны быть четко прописаны в трудовом договоре (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ). Работодатель обязан:

• Установить размер компенсации.
• Возмещать расходы на интернет, электроэнергию и другие ресурсы, связанные с работой.
• Согласовать порядок и сроки выплат.

Эти меры помогают избежать конфликтов и обеспечивают справедливое возмещение затрат сотрудника.

Процедура передачи оборудования для дистанционной (удаленной) работы нормативно не закреплена. Рекомендуем включить, например, в трудовой договор условие о его передаче и порядок использования. Факт передачи зафиксируйте документально. В частности, можно использовать акт приема-передачи.

Вы можете взаимодействовать с дистанционным работником, например, по правилам ЭКДО, если вы распространили их на таких работников (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Учтите, что ЭКДО действует только с момента уведомления дистанционных работников и получения их согласия на такое взаимодействие.

При взаимодействии путем обмена электронными документами и вы, и работник должны подтверждать их получение. Для этого нужно направлять подтверждение в форме электронного документа. Зафиксируйте, в частности, в трудовом договоре срок, в течение которого оно направляется (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ).

Рекомендуем закрепить режим рабочего времени дистанционного работника, в частности, в трудовом договоре. Если этого не сделать, работник установит его по своему усмотрению. Данный вывод следует из ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ.
В рабочее время включайте время взаимодействия дистанционного работника с вами (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпусков зависит от условий работы. Если работник выполняет ее на постоянной основе, закрепите этот порядок, например, в трудовом договоре в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права. Когда дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляйте в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ. Это следует из ч. 4 и 5 ст. 312.4 ТК РФ. При составлении графика отпусков включайте в него всех работников, в том числе выполняющих дистанционную работу на постоянной основе (Письмо Роструда от 14.05.2021 N ПГ/12255-6-1).

Учет рабочего времени дистанционного работника осуществляйте так же, как у других работников (ч. 4 ст. 91, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Табель учета рабочего времени ведите, например, по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность или на другую территорию, отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции. В этом случае на работника распространяется действие ст. ст. 166 - 168 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ). Учтите: поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (Письмо Роструда от 15.07.2021 N ПГ/19582-6-1).

Заключайте такой договор в общем порядке, поскольку особенностей для дистанционных работников нет. Соблюдайте требования к договору, предусмотренные ст. ст. 242 - 244 ТК РФ (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Вы можете заключить указанный договор путем обмена между вами и работником электронными документами в порядке, установленном ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ.

Ваши обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников ограничены (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.7 ТК РФ). Если дистанционный работник использует оборудование и средства, рекомендованные или предоставленные вами, ознакомьте его с требованиями охраны труда при работе с ними (ст. 312.7 ТК РФ). По мнению Роструда, вводный инструктаж по охране труда можно провести дистанционно, если это установлено в вашем ЛНА и соблюдены все требования к порядку проведения инструктажей.

Вы должны обеспечить также обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 22 ч. 3 ст. 214, ст. 312.7 ТК РФ). Вы обязаны расследовать и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными НПА (абз. 18 ч. 3 ст. 214, ст. 312.7 ТК РФ).

Вы не должны направлять дистанционного работника на медосмотр, если иное не предусмотрено трудовым договором, коллективным договором или ЛНА. Данной обязанности нет в числе установленных ст. 312.7 ТК РФ. В то же время вы можете предусмотреть, например, в трудовом договоре проведение медосмотра такого работника за ваш счет. В этом случае его следует направить на медосмотр. Данный вывод основан на положениях ч. 2 ст. 22, ч. 4 ст. 57, ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.7 ТК РФ.

Во-первых, дистанционного работника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного работника (например, по соглашению сторон, по сокращению). Такие выводы следуют из ст. 77, п. 14 ч. 1 ст. 81, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ.

Во-вторых, есть дополнительное основание увольнения по инициативе работодателя, по которому можно уволить работника, постоянно или временно выполняющего трудовую функцию дистанционно, в том числе временно работающего дистанционно в связи с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ. Указанных работников вы можете уволить, если в период дистанционной работы они без уважительной причины не взаимодействуют с вами по вопросам, связанным с выполнением работы, более двух рабочих дней подряд со дня поступления от вас соответствующего запроса.Выводы следуют из ч. 1 ст. 312.8, ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ.
Чтобы уволить дистанционного работника по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ, соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности (Определения Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 31.03.2025 N 88-4974/2025, от 18.12.2023 N 88-24604/2023 по делу N 2-6391/2022). Оформите те же документы, что и при увольнении обычных работников. При этом учитывайте особенности увольнения дистанционного работника.

В-третьих, есть дополнительное основание, по которому можно уволить только работника, который работает дистанционно на постоянной основе. Трудовой договор с ним прекращается, если работник переехал в иную местность и это повлекло невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Это основание увольнения не является увольнением по инициативе работодателя (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Увольнение дистанционных работников за прогул нормами трудового законодательства не запрещено. Однако возможность применить это основание для расторжения трудового договора с конкретным работником зависит от условий выполнения им дистанционной работы.

Соответственно, если работник выполняет трудовую функцию дистанционно периодически (например, по условиям трудового договора он четыре рабочих дня в неделю работает дистанционно, а один рабочий день - в офисе с 9:00 до 18:00), за прогул, совершенный в офисный день, он может быть уволен в том же порядке, что и работники, не относящиеся к категории дистанционных.

В остальных случаях будет затруднительно доказать наличие законного основания для увольнения дистанционного работника за прогул. Это связано с особенностями дистанционной работы, предусмотренными ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ, - у работающего дистанционно отсутствует стационарное рабочее место, а место выполнения им трудовой функции не находится под контролем работодателя.

Нельзя уволить дистанционного работника по вашей инициативе по дополнительному основанию, предусмотренному ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ, если он относится к категориям лиц, которых нельзя уволить по инициативе работодателя. Это касается беременной и тех, кто находится в отпуске или на больничном (ч. 6 ст. 81, ч. 1 ст. 261, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Также это некоторые категории работников с детьми, перечисленные в ч. 4 ст. 261 ТК РФ (например, одинокая мать, которая воспитывает ребенка до 16 лет).

При увольнении дистанционного работника оформите те же документы, что и при увольнении обычных работников. В частности, издайте приказ об увольнении, а также при необходимости внесите запись в трудовую книжку. Информацию об увольнении работника внесите в сведения о трудовой деятельности. Подайте эти сведения в орган СФР по месту вашей регистрации (ч. 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Запись об увольнении в трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) дистанционного работника внесите по тем же правилам, что и записи об увольнении обычных работников. Главное - правильно укажите основание увольнения и ссылку на соответствующую норму, по которой производите увольнение.

Риски могут быть, в частности, следующие:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, если неправильно оформите дистанционному работнику трудовую книжку;
• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ) - за невыплату или несвоевременную выплату работнику сумм, положенных при увольнении;
• материальная ответственность в соответствии с абз. 4 ст. 234 ТК РФ - за задержку выдачи трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности или указание в них неверной формулировки причины увольнения;
• материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ - если вы, например, не произведете выплаты при увольнении в установленный срок. Тогда вам придется уплатить проценты на эти суммы;
• признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе и выплата ему среднего заработка за все время вынужденного прогула, возмещение судебных издержек (абз. 1, 2 ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Например, такое возможно, если вы уволите работника из-за изменения его семейного положения.

Доходы такого дистанционного работника независимо от его налогового статуса признаются доходами, полученными от источников в РФ. Сумму налога удерживайте из выплачиваемого дохода и перечисляйте в бюджет в составе ЕНП, в том числе если источником выплаты служит ваше обособленное подразделение. Это касается и его доходов в виде командировочных выплат, которые облагаются с учетом п. 1 ст. 217 НК РФ. Есть исключения для работников - налоговых резидентов других стран (пп. 6.2 п. 1 ст. 208, п. п. 1, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 28.03.2024 N 03-04-05/27878, от 25.12.2023 N 03-04-06/125502, ФНС России от 15.04.2024 N ЗГ-2-11/5893, от 13.11.2023 N ЗГ-3-11/14749).

Если для работника - нерезидента РФ международным договором установлен специальный порядок обложения его доходов, применяйте правила этого договора. Например, доходы такого работника могут быть полностью или частично освобождены от уплаты НДФЛ в России. В этом случае не удерживайте налог либо удерживайте его в ином размере, чем установлено Налоговым кодексом РФ (п. 6 ст. 232 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.03.2024 N 03-04-05/27878).

Если после выплаты дохода такому работнику вы получили подтверждение, что он является резидентом другой страны и его доход освобожден от НДФЛ, вы должны вернуть ему излишне удержанный налог (п. 7 ст. 232 НК РФ).

Сотрудник, который работает в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами России, не относится к дистанционным сотрудникам. Его доходы относятся к доходам, полученным от источников за пределами РФ. Если он является налоговым резидентом РФ, то сам исчисляет, платит и декларирует такие доходы, если нет, НДФЛ с таких доходов платить не надо (пп. 6.2 п. 1, пп. 6 п. 3 ст. 208, пп. 3 п. 1, п. п. 2 - 4 ст. 228 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.10.2023 N 03-04-06/96059).

Для предотвращения трудовых споров работодателям рекомендуется:

• Четко прописывать все условия в трудовом договоре.
• Использовать электронный документооборот для прозрачности взаимодействия.
• Своевременно выплачивать компенсации за использование личного имущества.
• Регулярно проводить инструктажи по охране труда.
• Согласовывать изменения условий труда с сотрудником в письменной форме.

Эффективная организация дистанционной работы включает:

• Установление четких дедлайнов и каналов связи.
• Использование современных платформ для управления проектами.
• Регулярное проведение онлайн-встреч для поддержания командного духа.
• Обеспечение сотрудников необходимым программным обеспечением.

Эти меры повышают продуктивность и лояльность дистанционных работников.